La fonction de gestionnaire de conciergerie implique une charge de travail et des responsabilités importantes. Il doit notamment tenir à jour les comptes de l’ensemble de l’immeuble, veiller à ce que les parties communes soient correctement entretenues et s’assurer que toutes les règlementations nationales et locales sont respectées. Cependant, il existe d’autres activités que tous les propriétaires d’un immeuble devraient connaître. Cela permettra aux voisins d’apprécier leur travail et de reconnaître les obligations que cette fonction implique.

Les gestionnaires de copropriété et leur rôle

Le rôle du gestionnaire de copropriété est défini par la loi qui régit les immeubles communautaires et résidentiels au niveau national. Selon cette règlementation, l’administrateur de biens a cinq fonctions essentielles :

• Superviser la bonne gestion des logements, des installations et des services, et émettre les avertissements et les mises en garde appropriés aux propriétaires. Cette section gère l’ensemble de la propriété et s’assure que chaque membre de la communauté respecte les règles de base de la coexistence et que les paiements sont en ordre. Cette section a également pour mission d’informer les voisins de l’intérêt de souscrire une assurance collective pour faire face aux imprévus.
• Préparer un premier plan de dépenses et le soumettre au conseil des copropriétaires. En d’autres termes, elle établit un budget reprenant l’ensemble des coûts envisagés pour une période donnée et la manière dont ils seront payés (par exemple, encaissement des dépenses communales, paiements échelonnés, etc.).
• Veiller à l’entretien de l’immeuble, organiser les réparations et les mesures urgentes et les signaler immédiatement au président du conseil d’administration ou, le cas échéant, au propriétaire.
• Exécuter les contrats adoptés concernant les travaux et effectuer les paiements et recouvrements appropriés.

Tous ces points font référence à la nécessité pour la direction d’entretenir les équipements communs et les parties communes. En outre, ils doivent trouver les moyens les plus efficaces pour réparer et remédier aux dommages, tels que les fuites d’eau, le vandalisme et les accidents. Cela inclut les relations avec les prestataires de services externes et les employés de la propriété, tels que les jardiniers, les électriciens, le personnel de nettoyage et d’entretien, etc.

• Le cas échéant, assurer le secrétariat du conseil et tenir les registres communaux à la disposition des propriétaires, ainsi que tout autre pouvoir accordé.

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Obligations lorsque le gestionnaire de la copropriété exerce les fonctions de secrétaire

Dans de nombreux cas, le gestionnaire agit également en tant que secrétaire de l’association communautaire. Dans ce cas, il a également les responsabilités suivantes :

• Avec l’accord du président de l’association, délivrer des documents attestant que l’immeuble a rempli ses obligations ou a contracté des dettes envers l’association.
• Signer le procès-verbal de l’assemblée des résidents (avec la signature du président).
• Assumer la responsabilité des procès-verbaux des assemblées des propriétaires et conserver pendant cinq ans tous les documents relatifs aux réunions, convocations, communications et autorisations concernant la communauté.